Pierwszy mail do szefa potrafi wywołać więcej stresu niż rozmowa telefoniczna. Jeśli zastanawiasz się, Jak zwracać się do przełożonego w e-mailu, dobrze trafiłeś. Z tego tekstu dowiesz się, jak dobrać zwrot grzecznościowy tak, żeby brzmieć profesjonalnie i z szacunkiem.
Dlaczego forma zwrotu do przełożonego jest tak ważna?
Każdy służbowy mail jest wizytówką Twojego profesjonalizmu. To, jak się zwracasz do przełożonego, zdradza nie tylko znajomość zasad pisowni, lecz także Twoje obycie z etykietą językową i netykietą. Przełożony z pierwszego wersu maila widzi, czy traktujesz korespondencję poważnie, czy piszesz w pośpiechu bez zastanowienia.
Zwroty grzecznościowe tworzą ramę całej wiadomości. Dobrze dobrane powitanie i zakończenie budują dystans adekwatny do relacji służbowej, ale jednocześnie pomagają utrzymać życzliwy ton. Zbyt poufały zwrot może zostać odebrany jako brak szacunku, a z kolei nadmiernie chłodny czy podniosły będzie brzmiał sztucznie.
Jak zacząć mail do przełożonego?
Najpierw ustal, kto dokładnie jest adresatem. Inaczej napiszesz do bezpośredniego kierownika, inaczej do członka zarządu czy dyrektora działu. Liczy się także płeć i to, czy jesteś z tą osobą po imieniu. Na tej podstawie dobierasz formułę otwierającą.
W formalnej korespondencji ze swoim szefem najlepiej sprawdzą się klasyczne zwroty grzecznościowe. Najbezpieczniejsze powitania to między innymi:
- Szanowna Pani / Szanowny Panie
- Szanowna Pani Dyrektor / Szanowny Panie Kierowniku
- Dzień dobry Pani Anno / Dzień dobry Panie Marku
Zwrot „Dzień dobry” jest uniwersalny i dopuszczalny nawet wtedy, gdy wiadomość zostanie odczytana wieczorem. Lepiej zrezygnuj z powitania „Witam”. W języku oficjalnym bywa ono odbierane jako zbyt podniosłe i sugerujące mówienie z góry, co w relacji z przełożonym łatwo może zostać uznane za nietakt.
Po powitaniu stawiamy przecinek, przechodzimy do kolejnej linii i zaczynamy treść małą literą. Forma typu „Szanowny Panie. Proszę o…” jest niepoprawna. Taki drobiazg mocno wpływa na odbiór całej wiadomości, zwłaszcza kiedy przełożony sam dba o poprawną polszczyznę.
Jak zwracać się do przełożonego w dłuższej wymianie maili?
Przy pierwszym kontakcie warto zastosować bardziej oficjalny zwrot, a dopiero później ewentualnie go skracać. Jeśli szef odpisuje, pomijając tytuł służbowy i zostawiając samo „Pani Anno” lub „Panie Michale”, możesz przyjąć podobny poziom formalności. Mimo to wciąż obowiązuje zasada szacunku i unikania zbytniej poufałości.
Gdy korespondencja trwa dłużej i wymieniacie już kolejne wiadomości w ramach jednej sprawy, nie musisz za każdym razem rozbudowanie się przedstawiać. Wystarczy wtedy prosty zwrot w treści maila, na przykład „Pani Anno, przesyłam uzupełnione dane” czy „Panie Krzysztofie, w nawiązaniu do poprzedniej wiadomości…”. Takie formy są uprzejme, a jednocześnie nie rozciągają niepotrzebnie maila.
W środku wiadomości zawsze trzymaj poziom grzeczności spójny z początkiem i końcem. Jeśli otwierasz maila słowami „Szanowny Panie Dyrektorze”, nie przechodź nagle do tonu koleżeńskiego. Tu właśnie przydaje się świadomość, Jak zwracać się do przełożonego w e-mailu, żeby całość brzmiała naturalnie i jednolicie.
Przy wewnętrznych ustaleniach w zespole przełożony może chcieć złagodzić formę. Może wtedy sam zacząć wiadomość od „Drogie Koleżanki” czy „Drodzy Koledzy”. Dopóki on nie zaproponuje takiego stylu, lepiej trzymać się bardziej oficjalnych form i nie skracać dystansu na własną rękę.
Jak zakończyć mail do przełożonego i zadbać o resztę etykiety?
Zakończenie maila powinno być dopasowane do powitania. Im bardziej oficjalny początek, tym bardziej oficjalny zwrot pożegnalny. W korespondencji typowo służbowej najlepiej sprawdzają się zakończenia takie jak:
- Z wyrazami szacunku
- Z poważaniem
- Łączę wyrazy szacunku
Po formule pożegnalnej nie stawiamy kropki ani przecinka. W kolejnej linii wpisujesz pełne imię i nazwisko, a jeśli piszesz z prywatnej skrzynki także stanowisko i nazwę firmy. Zwrócenie się do szefa „Pozdrawiam” jest akceptowalne raczej w korespondencji półoficjalnej, kiedy dobrze się znacie i na co dzień mówicie sobie po imieniu.
Etykieta mailowa do przełożonego obejmuje także inne elementy. Temat wiadomości powinien jasno mówić, czego dotyczy mail i z jaką sprawą ma się zmierzyć adresat. Warto też zadbać, aby treść była zwięzła, pozbawiona emotikonów i skrótów językowych, a także wolna od literówek. Odpowiedź wysłana w rozsądnym czasie pokazuje z kolei Twoją rzetelność i szacunek do czasu przełożonego.
Artykuł powstał przy współpracy z dobrapisownia.pl.
Artykuł sponsorowany
